Zakaj podjetje potrebuje interne akte in pravilnike

Podjetja nekateri zakoni obvezujejo, da ob nastanku sprejmejo lastna pravila, ki so torej interni akti podjetja. Katere akte oziroma pravilnike mora posamezno podjetje sprejeti, je odvisno od dejavnosti, s katero se ukvarja, statusa in števila zaposlenih. Ob rasti podjetja pa slej ko prej nastane tudi potreba po dodatnih pravilnikih, ki natančneje urejajo delovne procese, dolžnosti in pravice zaposlenih.

Med obvezne in priporočene pravilnike ter akte za nemoteno delovanje manjšega in srednje velikega podjetja spadajo:

• Pravilnik o delovnih razmerjih.
• Pogodba o zaposlitvi za vsakega zaposlenega,
• Pravilnik o plačah in drugih osebnih prejemkih,
• Pravilnik o nagrajevanju zaposlenih (tudi komercialistov),
• Pravilniki, povezani z delovno-pravnimi zadevami (poslovna skrivnost, varovanje osebnih podatkov, delovni čas, napredovanje),
• Pravilnik o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest,
• Pravilnik o letnem dopustu,
• Pravilnik o ukrepih delodajalca za preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu (mobing),
• Pravilnik o prepovedi in ugotavljanju dela pod vplivom alkohola, drog in drugih prepovedanih substanc,
• Izjava o varnosti z oceno tveganja (načrtovanje promocije zdravja na delovnem mestu),
• Pravilnik o uporabi službenih vozil in službenih telefonov.

Za delodajalce najpogosteje pripravimo tako imenovani Pravilnik o delu, ki je nekakšna osnova za nemoteno delovanje podjetja. V tem pravilniku opredelimo vse bistvene zahteve, kakor so prihod na delo, odhod z dela, nadomeščanje odsotnih delavcev, sporočanje odsotnosti, izhode na malico itd. V pravilniku je nujno opredeliti tudi sankcije za kršitev zapisanih pravil, katere kršitve so razlog za uvedbo disciplinskega postopka, katere za odpoved iz krivdnih razlogov in katere za izredno odpoved.

Pomembno je, da so zaposleni že takoj ob prihodu v podjetje seznanjeni z internimi akti in pravilniki ter da so jim le-ti ves čas dostopni. Če jih bodo poznali, bodo tudi lažje ravnali v skladu z njimi ter se tako izognili morebitnim nesporazumom. Zakon določa le minimalne pravice glede zaposlenih, zato se lahko le-te za delavce bolj natančno uredijo s kolektivnimi pogodbami, splošnimi akti delodajalca ali pogodbami o zaposlitvi.

Kaj torej pridobite kot delodajalec s podrobno opredeljenimi internimi pravilniki in akti? Ustrezni interni pravilniki in drugi akti zagotavljajo varno, organizirano, nediskriminatorno okolje, v katerem se bodo zaposleni počutili motivirano, cenjeno in enakovredno. Hkrati pa predstavljajo glavno varovalko pred nepotrebnimi spori, izgubo časa in denarja, saj pristojne inšpekcijske službe temeljito preverjajo nepravilnosti.

Naš vodilo se glasi: Od usposobljenosti do rezultata, z jasnimi navodili. Zato vso interno dokumentacijo (pravilnike in navodila za izvajanje procesov dela) pripravimo tako, da vam bo dejansko pomagala pri učinkovitosti vaših poslovnih procesov, hkrati pa bo skladna z zakonodajo. Vabljeni, da nas kontaktirate za svetovanje, kako učinkovito organizirati vaše poslovanje, da zadostite potrebam zakonodajalca in hkrati optimizirate vaše poslovanje.