Kateri akti, pravilniki in evidence so zakonsko obvezne za mikro in mala podjetja

Po ustanovitvi podjetja je zakonsko obvezno sprejeti nekatere splošne akte in pravilnike ter voditi evidence. Za dobro organizacijo delovnega procesa in učinkovito urejanje delovnih razmerij pa je priporočeno imeti tudi nekatere, ki niso obvezni. Če boste imeli vso potrebno dokumentacijo in bo le-ta tudi urejena skladno z zakoni, ne boste imeli skrbi ob obisku inšpektorja. Za pomoč in podporo pri kadrovskih in delovno-pravnih izzivih smo za vas pripravili priročnik z vzorci vseh obveznih in priporočenih dokumentov ter pakete celovite ponudbe.

NAROČITE JIH TUKAJ

Mikro in mala podjetja do 10 zaposlenih se srečujejo z dokumentacijo in pogoji delovanja tudi na delovnopravnem področju. Nabor dokumentacije, ki je po zakonu nujen in/ali priporočljiv, je koristen, saj se na ta način uredi tudi marsikatero področje, ki bi sicer ostalo neurejeno. Več o tem, zakaj podjetje potrebuje interne akte in pravilnike, lahko preberete tukaj.

Za mikro in mala podjetja so zakonsko obvezni trije pravilniki/akti:

  • pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov: predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, določiti odgovorne osebe za zbirke in obdelavo (upoštevati GDPR)
  • pravilnik o preprečevanju spolnega nadlegovanja in drugega nadlegovanja ter trpinčenja na delovnem mestu in varovanja dostojanstva delavca pri delu (upoštevati ZDR-1)
  • izjava o varnosti z oceno tveganja: zagotavljati pogoje za varnost in zdravje delavcev (upoštevati ZVZD-1)
  • Pred sprejemom internih pravilnikov mora delodajalec pisno obvestiti delavce.

Priporočljivi interni akti in pravilniki, pogodbe in dogovori:

  • akt o sistemizaciji delovnih mest
  • pravilnik o odgovornosti za kršitve pogodbenih obveznosti in discipline zaposlenih
  • osnovni dogovor o plačah in drugih osebnih prejemkih
  • osnovna pogodba o zaposlitvi za mikro in mala podjetja (po kolektivni pogodbi)
  • osnovni dogovor za delodajalce o delovnem času
  • dogovor k pogodbi o zaposlitvi za delo od doma
  • osnovni dogovor o spremljanju, ocenjevanju in nagrajevanju delovne uspešnosti
  • osnovni dogovor o uporabi službenih telefonov
  • osnovni dogovor o uporabi računalnikov
  • osnovni dogovor o uporabi službenega vozila
  • osnovni dogovor z zaposlenimi o letnem planu promocije zdravja na delovnem mestu

Obvezne in priporočljive kadrovske evidence

  • evidenca o zaposlenih delavcih: podatki o delavcu, sklenjeni pogodbi o zaposlitvi in prenehanju, podatki o delovnem dovoljenju zaposlenega
  • evidenca o stroških dela: podatki o plači za tekoči mesec, drugih stroških dela (npr. povračilo stroškov v zvezi z delom, regres za letni dopust, jubilejne nagrade, odpravnina), podatki o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega zaposlenega
  • evidenca o izrabi delovnega časa: število ur, nadure, neopravljene ure …
  • (neobvezne) evidence o preizkusih znanja s področja varnosti in zdravja pri delu
  • (neobvezne) evidence o preventivnih in obdobnih zdravstvenih pregledih delavcev
  • (neobvezne) evidence o bolniških izostankih
  • (neobvezne) evidence o koriščenju letnega dopusta
  • (neobvezne) evidence o delovni dobi
  • (neobvezne) evidence o zdravstvenih pregledih delavcev
  • (neobvezne) evidence o delovni uspešnosti zaposlenega, izplačilu variabilnega dela plače,
  • (neobvezne) evidence o povezavi z varstvom osebnih podatkov
  • (neobvezne) evidence o pogodbenih sodelavcih
  • (neobvezne) evidence o preizkusih znanja delavcev glede usposobljenosti za varno delo

Obvezne evidence se začnejo za posameznega zaposlenega voditi z dnem sklenitve pogodbe o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Oblike evidenc zakon ne predpisuje, lahko jo vodite npr. kot osebne mape zaposlenega, v tabelah ali fotokopije dokumentov.

Pogodba o zaposlitvi mora vsebovati

  • podatke o pogodbenih strankah z navedbo njunega prebivališča oziroma sedeža
  • datum nastopa dela
  • naziv delovnega mesta oziroma vrsto dela, s kratkim opisom dela
  • kraj opravljanja dela
  • čas, za katerega je sklenjena pogodba o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas
  • določilo ali gre za pogodbo o zaposlitvi s polnim ali krajšim delovnim časom
  • določilo o dnevnem ali tedenskem delovnem času in razporeditvi delovnega časa
  • določilo o znesku osnovne plače delavca v eurih, ki mu pripada za opravljanje dela po pogodbi o zaposlitvi ter o morebitnih drugih plačilih
  • določilo o drugih sestavinah plače delavca, plačilnem obdobju, plačilnem dnevu in o načinu izplačevanja plače
  • določilo o letnem dopustu oziroma načinu določanja letnega dopusta
  • dolžino odpovednih rokov
  • navedbo kolektivnih pogodb, ki zavezujejo delodajalca oziroma splošnih aktov delodajalca, ki določajo pogoje dela delavca

Poleg zakonsko obvezne pogodbe o zaposlitvi so obvezni tudi pisno opozorilo, letni razpored delovnega časa, obvestilo o letnem dopustu in priporočljiva izjava o varovanju poslovne skrivnosti. Uporaba določene kolektivne pogodbe, kjer je le-ta sklenjena, je vezana na opredeljeno glavno dejavnost podjetja. Najbolj ustrezno je, da mikro in mala podjetja z do 10 zaposlenimi uporabljajo izbrano kolektivno pogodbo dejavnosti.

Jasna poskrbi za jasno dokumentacijo

Pri svojem dolgoletnem sodelovanju s podjetji na področju kadrov in delovno-pravne dokumentacije ugotavljam, da se marsikateri podjetnik zave nujnosti urejene in zakonsko skladne dokumentacije šele po obisku inšpektorja in prejetju kazni. Zato sem se odločila, da vam olajšam delo ter prihranim čas in denar z vzorci obveznih in neobveznih aktov, pravilnikov in evidenc za mikro in mala podjetja. V paketih celovite ponudbe pa prejmete tudi koristne informacije in usmeritve, kako urediti in izpolniti dokumente ter evidence, podporo in pomoč pri izzivih ter zastopanje pred inšpekcijo. Člani GZS-Podjetniško trgovske zbornice imajo popust na enoletne pakete. Več informacij najdete tukaj.

Priporočeni nasveti

Vprašajte za nasvet, če ste naleteli na kadrovski problem ali dilemo.

Vprašaj za nasvet Vprašaj za nasvet